Il futuro dell'ufficio

Di futurologi è pieno il mondo e di solito, a pochi anni di distanza, si scopre che non è andata come loro prevedevano, per parlare del futuro dell’ufficio, è meglio fare previsioni basate non sul futuribile, ma sulla ragionevolezza. Negli anni tra il 1950 e il 1990 ci sono stati circa 40 diversi modelli organizzativi (in basso) e negli anni successivi molti altri ancora, quindi è stato di gran moda parlare di Smart Office; ora si è alla moda solo se si parla di Ufficio Agile. Da quando ho iniziato, con molta presunzione, a scrivere un libro sulla storia dell’ufficio (dai Sumeri ad oggi) sempre più spesso mi imbatto nel ritorno di qualcuno sul luogo del misfatto, intendendo con ciò che molte cose sono spesso re-inventate, dando loro solo un nome diverso (così nessuno se ne accorge) e sperando che questa volta siano di successo, ma il mio compito ora è parlare del “futuro dell’ufficio”. Io so poco di information technology, a stento so che esistono tablet, touch screen e hardware wireless e scopro che oltre al futuro basato sulle stampanti 3D, ci imbatteremo molto presto nei neuro-headset (nessuna paura, sono solo dei neuro-auricolari) e le sale riunioni saranno sostituite da video-conferenze con immagini olografiche e da Work Communities, infine ci saranno sistemi di controllo basati sul tracking GPS. Proprio questo mi spaventa del futuro dell’ufficio: si fa un gran parlare di un ufficio agile e collaborativo, e poi ci si fida dei collaboratori tanto da dover controllare col GPS tutto ciò che fanno e che dicono. E finalmente vengo al punto: io credo che l’ufficio esisterà sempre e sempre di più, a dispetto di tutti i catastrofisti. Ciò perché l’ufficio non è fatto tanto di tecnologie “digitali” (vi chiedo scusa se ho usato una parola non inglese e inoltre a sproposito, perchè tra poco arriveranno tecnologie basate non sulle dita ma sul pensiero) ma soprattutto da persone che, diversamente dalle macchine, pensano, provano, riprovano e a volte hanno idee fantastiche, fino a ieri inimmaginabili. Che le persone siano necessarie in un ufficio è ovvio, ma sappiamo cosa serve loro per lavorare bene e a volte creare?

Serve poco, dirigenti che credano in loro, li spronino, siano capaci di criticare i loro errori, ma anche di spiegare: la soluzione giusta, che all’inizio tutti sbagliano, che dagli errori s’impara molto, ma poi anche di premiarne i meriti. Servono attrezzature e ambienti di lavoro corretti, preoccupandosi che siano corrette le cose più importanti per tutti noi: un ambiente piacevole, dotato dei corretti parametri di ergonomia quali comfort, illuminazione (luce ma anche ombre), microclima, acustica, stimoli sensoriali (finiture e colori) e (perché no?) preoccupandosi anche di design. Se il “fattore umano” è sempre più importante, lo è anche la qualità di lavoro, per ottenere entusiasmo e produttività. Proprio su soddisfazione e creatività, tenderà sempre di più a concentrarsi il concetto di produttività. Qualcuno dirà: “molto bello, ma chi ha i soldi per pagarselo?”. Molto semplice, un A.D. che sappia fare bene i suoi conti. Nel bilancio aziendale i costi di un ufficio, inclusi quelli di gestione e del personale, sono circa il 99%, mentre i costi dell’arredo solo l’1%. Il costo del personale rappresenta l’8.000% del costo degli arredi. Risparmiare sul prezzo degli arredi, si traduce in un risparmio dello 0,10% dei costi totali, ma si rischia di perdere 800 volte tanto in efficienza del personale. Attrezzature e ambienti di lavoro inadeguati ostacolano l’efficienza delle persone, e fanno perdere alle Aziende fino al 50% di quanto esse investono ogni anno in risorse umane. È come se l’Azienda pagasse 20 dipendenti, ma ne avesse al lavoro 10. Investire in migliore qualità ergonomica di ambienti e arredi è un “investimento strategico ad altissima redditività”. L’ambiente e le attrezzature per ufficio già da molto tempo stanno cambiando fisicamente su diversi fronti. Unico grande problema, non tutte le aziende se ne sono ancora accorte. Frank Duffy, co-fondatore di DEGW, disse una volta che le aziende si dividono in due tipi: quelle veloci e quelle morte.

Il nuovo mondo globale è molto complesso; società ed economia sono sottoposte a cambiamenti continui; per le aziende è vitale la capacità di adeguarsi al futuro e di poterlo fare mutando in modo rapido la struttura organizzativa, e di conseguenza l’ambiente fisico nel quale la stessa opera. Si potrà convivere con il futuro solo se ci si preoccupa di realizzare spazi e attrezzature adatti alle esigenze di oggi, ma facilmente modificabili in modo adeguato a qualsiasi nuova esigenza. L’analisi delle esigenze aziendali e il progetto dell’ufficio devono essere adeguati per ciò che riguarda la pianificazione di spazi e attrezzature, ma tener conto anche di possibili modifiche organizzative, tecnologiche, psicologiche, culturali, e di possibili implicazioni di nuovi modelli gestionali. Tanto velocemente cambiano i modelli organizzativi, altrettanto gli uffici dovranno consentire rapidi cambiamenti, in termini di estrema flessibilità. In caso contrario, le aziende che non abbiano scelto arredi flessibili, avranno solo 2 opzioni: cambiarli anche se appena comprati, o morire, non potendo adattare al cambiamento il proprio assetto fisico.

Infine, anche in ufficio bisogna far molto attenzione ai temi “Eco”: stanno diventando di assoluta importanza strategica.

Grazie a tutti i lettori.

Giorgio dal Fabbro

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